A. Introduction

Dans le domaine culturel, il est courant qu’une association agisse en tant que structure de production pour des activités artistiques et devienne ainsi l’employeuse des artistes produits. Dans ce cas, et dans le cadre strict des buts de l’association, cela signifie que: 

• L’association peut développer un ensemble d’activités diverses et réaliser des prestations multiples, si ces dernières entrent dans le cadre fixé par ses buts.
• L’association peut percevoir des gains liés à des cachets d’exposition, des prix, des subventions ou des ventes.
• L’association peut établir des contrats de travail et verser des salaires, si elle répond à toutes les normes légales liées au salariat dans le secteur culturel.

 

 

B. Le salariat par une association

1. L’association comme entreprise culturelle

 

Une association est une entreprise culturelle qui agit comme une structure de production et/ou de vente de services pour les activités de l’artiste ou de l’acteur·ice·x culturel·le·x.  

Ainsi, pour commencer, il convient de se poser les questions suivantes:

• Pourquoi est-ce que je souhaite créer une association?
• Quels types de projets et de pratiques va-t-elle porter?

Ce sont ces questions qui définissent la structure administrative de l’association.

Concrètement, l’association reçoit de l’argent (soit de factures, soit de subventions), s’acquitte des divers frais liés à l’activité de l’association (gestion, production, administration, etc.). Selon l’envergure des projets, l’association peut engager des salariés·es·x et payer des salaires à ses employés·es·x.

[  voir schéma – choix de la structure  ]

 

2. Rémunération de salariés·es·x

 

Si les prestations de l’artiste ou des collaborateurs·ices·x sont rémunérées, l’association doit être affiliée à divers organismes de prélèvement des assurances sociales et respecter un certain nombre de normes administratives. En effet, une somme d’argent versée à un·e·x artiste est considérée comme un salaire si et seulement si des charges sociales sont prélevées sur cette somme.

 

3. Fonctionnement global

 

Concrètement, la logique est la suivante:

1. L’association obtient une subvention et/ou facture une prestation.
2. L’association perçoit l’argent sur son compte bancaire.
3. L’association s’acquitte des frais et dépenses liées à ses activités et peut salarier les artistes et intervenants·es·x sur le projet.
4. Ponctuellement, l’association s’acquitte des charges sociales.
5. En fin d’année, elle clôture les comptes, remplit une déclaration d’impôts et rédige un rapport d’activités.

 

 

C. Marches à suivre

1. Création de l’association

 

ÉTAPE 1 – Rédiger des statuts:

• Avoir des statuts d’association clairs. Les buts doivent représenter toutes les activités potentielles de l’association.
• Avoir un comité constitué de minimum deux personnes qui seront les répondantes légales de l’association. Un·e·x membre du comité ne peut pas être rémunéré par l’association pour la réalisation de sa fonction au sein de ce dernier, en revanche il·elle·x peut l’être pour une tâche autre.
• L’artiste peut faire partie de la commission artistique de l’association. Il·elle·x doit alors être élu·e·x par le comité lors d’une assemblée générale.

 
ÉTAPE 2 – Rédiger un procès verbal de l’assemblée constitutive de l’association.

 
ÉTAPE 3 – Ouvrir un compte bancaire ou postal au nom de l’association.
Une procuration bancaire peut être attribuée à la personne en charge de l’association et/ou à la commission artistique. La PostFinance est une structure habituée au modèle associatif.

 

 

2. Affiliation de l’association

 

Afin de pouvoir salarier des artistes et/ou des collaborateurs·trices·x: 

• L’association doit être affiliée à une caisse de prélèvement des assurances sociales pour payer l’AVS/AI/AC/Amat.
  [  S’affilier à l’OCAS  ]
• L’association doit être affiliée à une Assurance accident LAA (dans le domaine culturel, la fondation Comœdia est recommandée pour l’assurance accident).
  [  S’affilier à la FPAC  ]
  [  voir schéma – LAA  ]
• L’association doit être affiliée, selon ses activités, à une caisse de prévoyance professionnelle LPP. Dans le domaine culturel, la fondation Artes & Comœdia est recommandée pour la prévoyance professionnelle.
  [  S’affilier à la FPAC  ]

• Si l’un·e·x de ses salarié·e·x est au bénéfice d’un permis B, G ou L, l’association doit être annoncée auprès de l’office de l’impôt à la source cantonal, afin de pouvoir prélever l’impôt à la source.
  [  Débiteurs de prestations imposables  ]
• Un numéro d’IDE (numéro d’identification des entreprises) est attribué automatiquement une fois que l’association est inscrite à l’OCAS. Ce numéro peut être trouvé sur le registre IDE.
  [  Registre IDE@OFS  ]

 

 

3. Salarier des collaborateurs·ices·x

 

Dans le cadre de toutes ses relations de travail avec un·e·x employé·e·x salarié·e·x, l’association doit:

• Produire un contrat de travail avec l’employé·e·x.

• Créer une fiche de paie à destination de l’employé·e·x, retenir de son salaire brut total les charges sociales employé·e·x et lui verser son salaire.

• Facturer la prestation aux clients·es·x/prestataires ou recevoir une subvention.

• Percevoir la somme d’argent convenue (de la prestation ou de la subvention).
• Une ou plusieurs fois par année, payer aux différentes caisses les charges sociales prélevées (charges employé·e·x) et conservées en prévision (charges employeur·euse·x).
  [  voir schéma – charges sociales  ]
  [  voir schéma – renoncer aux charges sociales  ]

 

 

4. Une année en bref

 

Mois « x-1 »:

• Rédiger un contrat et le faire signer aux salariés·es·x (un exemplaire pour l’employeur·euse·x et l’autre est conservé par l’employé·e·x). Le contrat doit être signé en amont de la date de début du contrat.

Mois du salaire:

• A la fin du mois, rédiger la fiche de paie.
• Pour une personne salariée inscrite au chômage, remplir une attestation de gain intermédiaire (AGI).
• Si le·a·x salarié·e·x s’inscrit au chômage pour ouvrir un délai cadre, alors il faut remplir une attestation employeur·euse·x en plus.

A la fin du mois:

• Envoyer la fiche de salaire.
• Envoyer l’attestation de gain intermédiaire (et l’attestation employeur si nécessaire).
• Payer le salaire.

Mois « x+1 »:

• Dans le cas ou l’un·e·x des salarié·e·x est sous le régime permis B ou G, il faut déclarer son salaire et les retenues de l’impôt à la source (sur réception du formulaire et de la facture correspondant).

Trimestriellement:

• Paiement des acomptes pour l’AVS/AI/AC/Amat à l’OCAS, à partir de l’estimation de la masse salariale faite en début d’année, et selon la facture reçue.

Semestriellement (juillet et décembre):

• Déclaration des salaires à Artes & Comœdia (LPP) + Comœdia (LAA).

A la fin de l’année administrative et début de la suivante (donc en janvier):

• Remplir la déclaration des salaires à l’OCAS pour l’AVS/AI/AC/Amat (formulaire papier ou en ligne) et réaliser l’estimation de masse salariale pour l’année suivante (sur le même formulaire).
• Envoyer les certificats de salaire annuels à tous·tes·x les employés·es·x. Les certificats peuvent être établis via la plateforme [  www.ecertificatdesalaire-csi.ch  ].
• Remplir le récapitulatif des retenues d’impôt à la source (si il y en a), au moyen du formulaire reçu par l’AFC, et envoyer les certificats correspondants aux salariés·es·x imposés·es·x à la source.

 

 

D. EN COMPLÉMENT

1. Chômage et intermittence

 

Informations générales sur le chômage:

• L’assurance chômage est un droit universel pour toutes les personnes salariées.
• Pour y avoir droit il faut avoir cotisé au minimum 12 mois sur les 24 derniers mois.
• Une fois au bénéfice de l’assurance chômage, la personne assurée perçoit :
  • 70% de la moyenne de ses revenus bruts (hors vacances), calculée sur les 6 ou les 12 derniers mois de travail 
  • 80% si elle a des enfants et/ou si le gain assuré ne dépasse pas CHF 3’797.
• Un gain inférieur à une moyenne de CHF 500.- par mois n’est pas assuré.
• La caisse calcule toujours les indemnités en faveur de la personne assurée notamment si les revenus sont très fluctuants, la caisse peut remonter plus ou moins loin dans le délai-cadre.

Plusieurs caisses de chômage existent pour le versement des indemnités. Dans le secteur culturel, il est conseillé de s’inscrire auprès de Syndicom, du SIT (syndicat interprofessionnel de travailleuses et travailleurs) ou à la CCGC (caisse cantonale genevoise de chômage).

Parallèlement à la caisse de chômage, c’est l’ORP (office régional de placement) qui attribue un·e·x conseiller·ère·x à chaque ayant droit et qui réalise le suivi des personnes.

Les droits spécifiques liés au Statut intermittent suisse sont les suivants:

En Suisse, le statut intermittent existe depuis 2003 dans le cadre de l’assurance chômage. Les deux articles qui définissent le cadre de ces droits sont : l’art. 12a et l’art. 8 de la LACI via l’OACI. Pour plus d’information, voir le site d’Action Intermittence.
[  Statut intermittent en Suisse  ]

En conséquence, ce statut est appliqué aux personnes répondant à un certain nombre de critères :

• Cumuler des contrats à périodes déterminées dans le domaine des arts et de la culture. La liste des professions concernées est définie dans l’art. 8 LACI via l’OACI. C’est une liste générique, toutes les professions ne peuvent y être citées (voir pour plus de détails: [  la liste des métiers art, cinéma et scène  ].
• Avoir travaillé et cotisé 12 mois ou 18 mois sur les 24 derniers mois (12 mois cotisés donnent droit à 260 indemnités journalières, 18 mois cotisés donnent droit à 400 indemnités journalières). Le calcul se fait par jour; à savoir que les 60 premiers jours d’un contrat à durée déterminée sont doublés. Ceci implique qu’un contrat de deux mois équivaut à 4 mois cotisés. Seuls les deux premiers mois sont doublés. Par exemple : trois mois de travail égalent 5 mois de cotisation. 
• Les droits des personnes salariées intermittentes sont majorés (art. 12a LACI via l’OACI) cependant, les devoirs sont les mêmes que pour toute personne au bénéfice de l’assurance chômage.

Pour toute information complémentaire concernant le statut de salarié·e·x intermittent·e·x, se référer à l’association Action Intermittence. [  action-intermittence.ch  ]
Pour les questions spécifiques, une permanence téléphonique est ouverte du lundi au jeudi de 9h à 12h au 078 603 33 30 et/ou par courriel à [  contact@action-intermittence.ch  ].

 

 

2. Comptabilité

 

En Suisse, toutes les associations doivent tenir une comptabilité de manière régulière et rigoureuse.

Le type d’activités de l’association, le flux de trésorerie et la complexité des transactions, définissent le type de comptabilité qui devra être réalisée.

Deux types ou niveaux de comptabilité sont disponibles:
[  voir schéma – type de comptabilité  ]

• Comptabilité simple, dite « charges et produits » ou « recettes et dépenses » si:
  • Les activités de l’association sont ponctuelles.
  • Il n’y a pas de personnes salariées.
  • L’association réalise très peu de mouvements bancaires.
  • La comptabilité comporte peu d’écritures.
  • Les dépenses et les fonds ne transitent pas d’une année à l’autre.

• Comptabilité standard si:
  • Les activités de l’association sont régulières.
  • Des salaires sont versés et des assurances sociales prélevées et payées.
  • L’association réalise un certain nombre de mouvements bancaires annuels.
  • La comptabilité comporte beaucoup d’écritures.
  • Des dépenses et des fonds (assurances sociales notamment) transitent d’une année à l’autre.
    –– Conseil:
    Il est recommandé de tenir ce type de comptabilité avec un·e·x spécialiste·x.
    

Dans tous les cas, il faut:

Tout au long de l’année:

• Tenir une comptabilité.
• Garder tous les justificatifs (documents attestant de subventions attribuées, fiches de salaire émises, factures de cotisations sociales, tickets de caisse, bref tout document lié au flux d’argent de l’association).
• Numéroter et lister toutes les dépenses et les produits dans un fichier Excel simple, par catégorie. Toutes les lignes de mouvements sur le compte bancaire doivent correspondre à une ligne sur le document Excel.
• Nous vous conseillons de ne jamais retirer d’argent liquide car toute dépense liquide doit également être justifiée.

En début d’année:

• Clore les comptes de l’exercice précédent.
  • pour une comptabilité simple: exporter le tableau de pertes et profits;
  • pour une comptabilité standard: exporter le bilan, le compte de résultats, et éventuellement le tableau de pertes et profits.
• Les faire vérifier (signer) par le·a·x vérificateur·trice·x des comptes désigné·e·x dans les statuts, un document de rapport de vérification des comptes signé complète les comptes finalisés.
• Lors de l’assemblée générale, approuver les comptes de l’exercice précédent.

 

 

3. Impôts

 

• La structure légale de l’association est à but non lucratif. Tout le bénéfice réalisé doit strictement être réinjecté dans les activités de l’association.
• Des impôts doivent être perçus si un bénéfice est réalisé et apparaît donc en fin d’année au bilan. Si le montant du bénéfice est nul, alors il n’y aura pas d’impôts à payer.
• L’association peut être au bénéfice d’une exonération fiscale, si elle poursuit des buts de service public ou d’utilité publique. 
• Dans tous les cas (bénéfice nul ou exonération d’impôts), une association doit saisir sa déclaration d’impôts chaque année, auprès de l’administratrion fiscale cantonale.
• Il est conseillé de consulter un·e·x fiduciaire ou organe compétent afin de s’assurer de la validité de cette démarche.

 

 

4. Propriété matérielle et intellectuelle

 

Dans le cadre d’une association, les créations réalisées par l’association, ainsi que le matériel acheté par cette dernière lui appartiennent entièrement. Les créations et le matériel n’appartiennent pas à une personne physique, pas même l’artiste. Toutefois, les droits d’auteurs·ices·x peuvent être attribués à une personne physique quand bien même c’est une personne morale (association) qui produit l’œuvre artistique.